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PowerPointを使った資料作りを、実例を用いて徹底解説します。

ダメダメな資料からスタートして、少しずつ手入れをしながら、誰にでも伝わる、目の覚めるような資料に仕上げていきます。

早速スタートしましょう。

最初に作った資料

以下のような資料から始めます。「品質改善に関する説明会」の告知で、人通りのある廊下に掲示する、という想定です。

文章、文字、配置、色、イラスト、どれを取っても褒められる要素は何ひとつありません。
ごみ捨て場の貼り紙か、詐欺広告のようです。
このいまいちな資料も、レイアウトに気を配るだけで見映えが改善されますので、これから、まず4つのレイアウト改善を行います。
その後に各要素の改善、応用編としてデザイン要素を入れていきます。

レイアウトの解説に特化した記事もあります。
お仕事で資料を上手に作るコツ、例を挙げて資料作成の基本、レイアウトを解説




レイアウト改善1 スペースの確保

全周にスペース(余白)を確保

スペースを確保するだけでも見やすくなります。タイトルと内容の間にもスペースを設けることですっきりしました。
入りきらない場合には、文やイラストを削減するのですが、ここでは要素のサイズを小さくして、後で削減します。

レイアウトの改善2 揃える

要素の配置を揃える

各項目タイトルに対して内容の頭を揃えると、項目に対する内容が明確になり、対応表のように見えてきます。
イラストは、縦横長さを揃えてぴったり並べると、スペースが生まれ、目線もスムーズに流れます。

レイアウトの改善3 グルーピング

関連する要素をひとつの塊にして、関連しない要素とのスペースを取る

この資料のタイトル以外の部分は、以下の3つの要素に部類分けできます。

  • 前書き
  • 概要
  • イラスト

これらの塊でグルーピングすることで、見た瞬間に情報の部類分けをできるようになります。

レイアウトの改善4 強調する

強調させるべき所を大きく目立たせて、そうでない部分との差別化を図る

最初に作った資料では、「説明会に参加頂きますよう」と「クレーム削減」が、太字やアンダーラインにより強調されていました。しかし、この資料の内容からして、本当に強調すべきことではありません。この資料の作り手は、そこに気持ちがあったのでしょうが、この資料で最も伝えたいことは明らかに、説明会の日程や場所、またはプロジェクトや説明会の存在です。

レイアウトがそれなりに整ったので、この後は各要素を見ていきます。

不要なイラストを削除

イラストは、必須でなければ削除

ビジネスには不向きなイラストが多く使われていたので、すべて削除しました。イラストを使うことで内容の理解を促進できるような使い方でなければ、使用は避けるべきです。そのテイストにより資料の雰囲気を左右してしまいますので、注意が必要です。
大きく使ってイメージを一発で代弁してくれるような使い方ができなければ、一切使わずに内容で勝負します。

枠線

枠線をすべて廃止

背景要素の枠線は、落ち着きのないイメージが増してしまいます。囲いの内側と外側に対して別の色を使うことになるため、色の数が増えてうるさくなり、境界線も複数発生します。
タイトルと内容の間の境界線も含めてすべて廃止することですっきりします。文章や内容に十分集中できるようになります。
下の3つの四角の各コーナー部分の丸みを廃止しました。角丸になると形状が複雑なので、必要がなければ直角を採用します。角を丸くするのは、以下のような場合です。

  • 金属パネルやプラスチックパネル、部品などの角が尖っていると危ない
  • シールやステッカーの角が尖っていると、そこから剥がれやすい

資料で、どうしても角を丸くしたいなら、角丸寸法を統一し、徹底してその形状を全ページに使い続けます。

背景色、文字色、影

背景の色、文字の色を修正し、下の3つの四角に設定されている影効果を廃止

背景の色を、標準色のピンクや紫などビジネス向きではない痛々しい色から、落ち着いた色に変えることで、全体的な印象が洗練化され、情報の信憑性が増します。ちなみに青系は、色として、誠実・慎重・落ち着きなどの性格をもっているため、この資料の「品質」のイメージと合うため採用しました。
真ん中の項目に使用されていた赤文字も、すでにグルーピングされて存在感がありますから、わざわざ派手な配色にする必要はありません。
影効果は必須ではありません。ボヤっとして見にくく、要素情報が無駄に増えるだけなので、廃止したほうが見やすく上品になります。

フォント、スタイル、行間

文字フォントをゴシックに、スタイルは標準、文章の行間を空けて、見やすく、読みやすく

これまでは、タイトルにデザイン書体、内容部分に明朝体を使用していました。デザイン書体は、文字の判別がしにくい上、幼稚な印象が増します。明朝体は、小説のような長文には向きますが、この程度の文字量なら視認性を優先します。よって游ゴシック体で統一します。游ゴシック体は、読みやすく、視認性も優れた、クセのないフォントです。
文字スタイルは、基本的に標準でいきます。タイトルや項目名に施されていたアンダーラインを廃止します。アンダーラインは、文字が読みにくくなるだけで、強調目的としてはいまいちです。
文章の行間はびっしり詰まっていましたが、適度にスペースを設けることで、読みやすくなります。行間を整えることでスペースが足りない場合には、文字を小さくするだけでなく、不必要な情報を削ぎ落とすことも考えます。「注意事項:私語厳禁、は、当たり前」という判断で、丸ごと削除しました。
せっかく行間を手入れしたので、項目名の文字数を2文字に合わせます。これで、項目名と対応する内容が、きれいに配置されました。

囲い

囲い(背景)を見直し

内容部分全体に敷かれていた背景を無くします。タイトル部分と十分にグループ分けされていますので、塗りの必要はありません。どうしても色バックを敷きたい場合は、無駄な境界線を作らないためにも、囲むのではなくバック全体を配色します。
背景の塗りを廃止したら、下の3つの四角の色をキーカラーの青系に変更します。これによって色の統一感が増します。

文章、内容

内容へのてこ入れ、余分な情報を削除

タイトルは、「~の内容についてのお知らせ」となっていますが、内容に関することは、まったく記載されていません。どう見ても「説明会のお知らせ」です。端的に「説明会」で区切って問題ありません。

前書き部分は、
「プロジェクトを実施することになった」
⇒口頭で伝えるなら言ってもいいですが、わざわざ文章で書き表すほどでもありません。タイトルに「プロジェクト」とあるので、分かりきっています。よって削除OK。
「事業部長が後押しする~」
⇒このように、プロジェクトの存在アピールや説明会開催に関する情報提供を主とした1枚資料には、誰々がどうした、という内部事情は余計な情報です。これも削除です。
「下記の概要をご覧頂き」
⇒言われなくても読むことが想定されますので、余計なことは書かなくても大丈夫です。ちなみに、「下記の」は誤りです。「下記」と書いたら、下に「記」「以上」と記します。

各項目部分は、
「目的」
⇒詳細過ぎます。説明会の中で言えばよいことなので、削除します。
「内容」
⇒あってもいいですが、これも説明会で話せばOK。

下の3つの四角の中身ですが、キャッチフレーズか、目標か、対象物か、位置付けがバラバラで何が言いたいか分かりません。真ん中の四角の中身を分解して並べてみました。「製品」「サービス」「工程」をそれぞれ漏れなく品質工程させる、とパッと見で分かるようにしました。その下に主管部門名を明記して信憑性を確立させます。

もし各部門への個別連絡をしない、一斉メール配信が遅くなった、という場合は、「日程」と「場所」の2行のサイズを大きくしてもいいです。

ビジネス資料の基本としては、だいたいこのくらいまで出来ていれば、OKです。

応用編 デザインしてみる

今回の資料は、廊下に掲示するポスター的な使い方になるため、デザインするにあたり、さまざまな視点があります。

  • 「説明会がある」ということを伝えたい
  • 説明会の日程を使えたい
  • プロジェクトの存在をアピールしたい
  • プロジェクトのイメージを植え付けたい
  • 品質意識を啓蒙したい

何を伝えたいときにそのようなデザインになるか、解説の中に示します。
17パターンあります。お気に入りのデザインがあれば雰囲気を真似してみてください。

デザイン1

説明会の開催とその日程を中性的に伝える

品質のイメージに設定した青を薄く全面に敷くことで、雰囲気を感じさせます。文字色は濃い青で統一することで、落ち着いた印象を出します。日程、時間、場所の連絡内容を大きくして印象付けることで、「出席して」と言わなくても、そのメッセージが込められます。
日程部分は、年月日の数字が分かればよいので、数字を大きくし、「年」「月」「日」の文字は小さく添える程度の見せ方にします。

デザイン2

説明会の開催とその日程を、厳格な雰囲気で伝える

デザイン1と構成は同じで、文字と背景を反転させたような色使いです。濃い背景に白い文字で表示すると、まじめで深刻な印象が促進されます。青系の背景であれば、まじめな度合いがさらに増します。
出席に関して、「お気軽にどうぞ」というより、厳格に要請されている雰囲気があります。

デザイン3

自社製品をバックに構え、イメージを促進する

濃い青に白文字で抜く見せ方はデザイン3と同じです。背景に自社製品の現物の写真を敷き、「この製品の品質を向上させるのか」と現実味を感じさせます。切削工具メーカーの想定で、ドリルの写真です。
この見せ方の方法ですか、写真を表示している手前に、透明度を設定した四角オブジェクトを重ねるだけです。ここでは青系色に透明度を設定しています。
掲示する場所の明るさによっては、何の写真かまったく分からない場合があるので、何度か現場で確認して透明度を調整する必要があります。不特定多数の場所への掲示であれば、確実に視認できるよう制作します。

デザイン4

丸みのあるアクセントで堅苦しさを緩和

文字フォントをメイリオに変えてみました。文字の視認性が良く、読まなくても入ってきます。
円の一部を取り込み、遊び心を出すことで、親しみが増します。円の大きさ、隠し方、色も異なり、自然な模様になります。3つ目があると散らかった感じになってしまいます。
上部に、スローガンを英語で入れてみました。好き嫌いが分かれるところですか、少しモダンな印象が強くなります。
プロジェクト、説明会、概要を優劣なく伝えています。

デザイン5

抽象化した製品イメージをバックに、タイトルと内容を左右に分けたインパクトで目を引く

横長の紙面を活用して左領域にタイトル、右に内容、バックの製品(切削工具)画像をぼかして、芸術感を出します。強いインパクトがあり、「何だこれは?」と、通行人の興味を引きます。
「品質プロジェクトの存在」「日程・場所情報」「イメージ」に優劣を付けずに表現しています。

デザイン6

配置と配色で、プロジェクトの始動を強く伝える

デザイン5と比較すると、左領域が広く明るくなって、プロジェクト始動が強調されます。そのため、背景のイメージ画像も控えめにしています。

デザイン7

説明会の告知とその詳細、左右非対称デザインで表現

説明会があることを強く伝える見せ方です。説明会をメインにするため、その内容部分にも少し触れます。
背景画像は品質のイメージではなく、「チェックせよ」という印象が伝わるものだと整合します。
左右非対称の配色、上下中央に揃えたレイアウトは、見た目の清潔感を促進し、お遊びなしのキチッとしたイメージも伝わります。

デザイン8

タイトルを目立たせて、すっきりナチュラルに伝える

上半分をタイトルに使うことで説明会の告知を分かりやすく伝えるデザインになっています。薄い青地に濃いグレーでの表現は視認性が良く、爽やかな印象があります。説明会の内容もバランスよく、スッと入ってきます。特に遊び心なく全体的にナチュラルな感じは、突っ込みどころもなく、社内掲示用のビジネス資料としてはかなり優れた見映えといえます。

デザイン9

説明会の告知を強く伝えながら、内容も押さえる

濃い青色の背景を太い白文字で抜くことで、告知の力強さが出ています。プロジェクトはみんな知っていて、説明会をより強調したい場合の見せ方です。
上半分の背景色を下半分の文字色に使用し、2色のトーンとなり、力強さの中にも上品さがあります。ここに3色目が入ると、ややうるさくなります。

デザイン10

落ち着いた色合いの余白に自社製品をあしらいイメージをかきたてる

スポーツ用品メーカーの想定です。
青色から離れてみました。薄い黄色だと、プレーンな印象を受けます。
タイトル、イメージ、説明会概要の3つが偏りなく配置されています。余白が多いので、タイトルにも製品挿し絵にも目がいきやすくなります。プロジェクトの始動とそのイメージを強く伝える場合の見せ方です。近づけば、説明会の内容も分かります。

デザイン11

落ち着いた色合いの中に説明会の開催が特に強調されている

「説明会」を強調していますが、余白が広いため、それほど下品にはなりません。デザイン10では、プロモーションのような見せ方でしたが、これは告知の印象が強くなります。
乳製品メーカー、ボトル製造業の想定です。牛乳の入ったボトルのような絵だと、ベースの色がクリームの色に見えてきます。載せる画像によって全体のイメージを左右するので、挿し絵の選定は慎重に行う必要があります。

デザイン12

縦レイアウトでポスター感を増す

横書きだと、PowerPoint資料のデフォルトのような雰囲気が残ります。壁に掲示するなら、縦レイアウトのほうがポスターによるプロモーションの印象が強くなり、啓蒙には効果的です。
「説明会」を押し出すので、自社製品の画像はバックに敷きません。

デザイン13

プロジェクトとそのイメージを同時に感じる

説明会ではなく「プロジェクト」の文字を強調するので、その背景に製品画像を敷きます。
上半分とフッター(下部)の色が同じなので、日程や場所の情報部分が1枚敷かれているように見せています。
タイトル、内容部分共に、十分な余白の中に書かれているため、情報伝達性は高いです。

デザイン14

遊び心のあるデザインで目を引く

ベビー用品メーカーの想定で、たくさんの自社製をちりばめて、にぎやかな雰囲気を出します。色合いも明るい青にして、堅苦しくない説明会をイメージさせます。
イラストがちりばめられている代わりに、文字を左詰めにしているので、整列感が出ます。紙面全体にイラストがあるため、右の広い余白も気にならず、アンバランス感はありません。内容部分は左詰めですが、その全体を締めくくる主催部門表記は中央寄せにします。

デザイン15

タイトル、イラスト、内容をバランスよく配置した安定感

鮮やかな背景に、すべてを中央寄せにしたデザインで、明るくきっちりした印象です。説明会のこと、製品イラストからくるイメージがバランスよく感じられます。真ん中には、社員誰が見ても主力の自社製品や、現状不具合に見舞われているタイムリーな製品が効果的です。このテイストのイラストだと、意味のある選定でないと幼稚っぽさが出てしまいます。

デザイン16

少なめの文字、大きなイラストで、品質問題を強く意識させる

農産物の卸しや、青果販売を事業としている会社を想定しています。
説明会やその内容は、あくまでおまけ。このデザインでは、品質に対する意識を高めてもらうことだけを目的にしています。近寄って読めば、説明会のことも把握できます。全体が目立つのではなく、文字とイラストに目がいくように、背景色は青の色味を残しながら少し白に寄せます。

デザイン17

キーワードによる具体的啓蒙と、全体で感じさせるイメージ

文字以外はすべて青系色で統一感を出します。
「みなおしましょう品質」のタイトルだけでなく、短いキーワードをバランスよく並べることでコンセプトを強調します。
背景に自社の主力製品をうっすらと全体に見せて、イメージをすりこみます。その形状にうまく文字を配置することで、整列感も出ます。

まとめ

多くの改善例を紹介しました。伝えたいコンセプトや社風によって採用するパターンは変わるでしょう。作成者の好みの問題もあるかもしれません。
そんな中でも、最低限配慮しなければならない、レイアウトや文字サイズ、イラストや色の選定には気を配ってください。それだけで見映えは改善されます。
資料を上手に作れると、情報の整理、問題点や訴求ポイント把握が明確になり、ビジネススキルアップだけでなく、周りへのアピールにもなります。ぜひ本ページのテクニックを生かしてみてください。